Verpflegungsmehraufwand: Eine Frau läuft mit Koffer zu einem Flugzeug

Verpflegungsmehraufwand 2023: So viel Geld steht dir zu

Zuletzt aktualisiert am: 24.01.2023

Verpflegungsmehraufwand? Was ist das eigentlich? Kurz gesagt bezeichnet der Verpflegungsmehraufwand die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die dir z. B. auf einer Dienstreise entstehen. Schließlich bleiben Hunger und Durst nicht aus, nur weil du unterwegs bist.

Wir verraten, wie viel Geld dir als Verpflegungsmehraufwand zusteht, um die Verpflegungskosten zu decken.

Verpflegungsmehraufwand: Was ist das?

Der Verpflegungsmehraufwand benennt die Kosten, die einer Person entstehen, wenn sie nicht am üblichen Arbeitsort tätig ist. Damit sind insbesondere die Aufwände für die Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit gemeint. Diese können gem. § 9, Abs. 4a EStG als Betriebsausgabe oder auch als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. (➤Welche Fristen bei der Steuererklärung gelten, erfährst du hier.)

Der Verpflegungsmehraufwand wird über die Reisekosten als sog. Verpflegungspauschale ausgeglichen. Man nennt sie auch den Verpflegungspauschbetrag.

Wann entsteht ein Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand fällt immer dann an, wenn eine Auswärtstätigkeit, also eine dienstliche Tätigkeit fernab des üblichen Arbeitsortes, stattfindet. Das kann eine Dienstreise ins Ausland ebenso sein wie eine Tätigkeit in der gleichen Stadt, aber nicht an der sonst üblichen Tätigkeitsstätte.

Durch die Entfernung vom gewohnten Umfeld kann sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin, nicht so günstig wie sonst versorgen. Die Pauschale soll den dadurch entstehenden Verpflegungsmehraufwand über die Abrechnung der Reisekosten ausgleichen.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand?

Wie hoch der Verpflegungsmehraufwand ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  1. Wie lange dauert die Auswärtstätigkeit?
  2. Wo hält sich der Arbeitnehmer während der Reise auf: im In- oder Ausland?
  3. Werden vom Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten gestellt?

Welche Summe als Verpflegungspauschbetrag geltend gemacht werden kann, ist somit einer Frage der Dauer und auch des Ortes, an dem gearbeitet wird. Außerdem ist es entscheidend, ob der Arbeitende die Möglichkeit hat, kostenfreie Verpflegungsangebote wahrzunehmen, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt oder stellen lässt.

Anhand dieser drei Faktoren lässt sich die genaue Verpflegungspauschale errechnen.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand im Inland?

Bei der Berechnung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen im Inland ist entscheidend, wie lange die Tätigkeit fernab von der üblichen Tätigkeitsstätte dauert. Hierfür gibt es vier Kategorien, für die unterschiedlich hohe Verpflegungspauschbeträge geltend gemacht werden können:

Abwesenheit

Verpflegungsmehraufwand

Abwesenheit bis 8 Stunden

0 Euro

Abwesenheit von mehr als 8 Stunden           

14 Euro

Abwesenheit von 24 Stunden

28 Euro

An- bzw. Abreisetag

14 Euro

Beispiel: Frau Punkt fährt zu einer Schulung für ➤besseres Zeitmanagement nach München. Ihr üblicher Arbeitsort ist Köln. Sie reist am 14. Juli an, am 15. besucht sie die Schulung, am 16. reist sie zurück.

Frau Punkt kann somit grundsätzlich die folgenden Beträge als Verpflegungspauschbetrag in den Reisekosten geltend machen:

Reisetag

Verpflegungsmehraufwand

Anreisetag

14 Euro

Schulungstag

28 Euro

Abreisetag

14 Euro

Gesamt

56 Euro

Wichtig: Diese Pauschalen gelten in dieser Höhe nur dann, wenn vom beschäftigenden Unternehmen oder auf dessen Veranlassung hin keine kostenlosen Mahlzeiten zur Verfügung stehen. Hat Frau Punkt die Möglichkeit, z. B. bei der Schulung ein kostenfreies Mittag- oder auch Abendessen einzunehmen, für das das Unternehmen aufkommt, muss sie die Verpflegungspauschale entsprechend kürzen. Gleiches gilt, wenn sie sich (üblicherweise im Hotel) ein Frühstück schmecken lässt, das in der Regel zusammen mit dem Übernachtungspreis bezahlt wurde.

Verpflegungsmehraufwand: Abzug fürs Frühstück

Gibt es auf Dienstreisen die Möglichkeit, ein durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung hin bereitgestelltes kostenloses Frühstück einzunehmen oder eines, das beispielsweise über den Übernachtungspreis im Hotel bezahlt wurde, ist der Verpflegungsmehraufwand entsprechend zu kürzen (§ 9, Absatz 4a, Satz 8 EStG). Für ein Frühstück sind 20 Prozent der Tagespauschale abzuziehen.

Wichtig: Der Kürzungsbetrag ist von der Ganztagespauschale in Höhe von 28 Euro zu errechnen, ganz gleich, ob das Frühstück an einem An- oder Abreisetag oder an einem Tag mit einer Reise- und Arbeitszeit von lediglich mehr als 8 Stunden eingenommen wurde. Der Kürzungsbetrag für ein Frühstück liegt bei Dienstreisen im Inland somit immer bei 5,60 Euro (20 Prozent von 28 Euro).

Beispiel: Frau Punkts Arbeitgeber hat das Hotelzimmer in München mit Frühstück für sie gebucht. Sie isst dort am Morgen des 15. und 16. Juli. Vom Verpflegungspauschbetrag ist somit für diese beiden Tage eine Kürzung in Höhe von jeweils 5,60 Euro vorzunehmen.

Es ergibt sich diese Rechnung für die von Frau Punkt ansetzbaren Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen:

Reisetag

Verpflegungsmehraufwand

Anreisetag

14 Euro

Schulungstag

28 Euro
Frühstück: -5,60 Euro
=22,40 Euro

Abreisetag

14 Euro
Frühstück: -5,60 Euro
=8,40 Euro

Gesamt

44,80 Euro

Steht ihr auch ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, müssen weitere Abzüge vorgenommen werden.

Verpflegungsmehraufwand: Abzug für ein Mittagessen oder Abendessen

Organisiert der Arbeitgeber ein kostenloses Mittagessen oder auch ein Abendessen, muss der Verpflegungsmehraufwand ähnlich wie beim Frühstück um einen bestimmten Betrag gekürzt werden.

Für das Mittagessen liegt die Kürzung ebenso wie beim Abendessen bei 40 Prozent (§ 9, Absatz 4a, Satz 8 EStG). Diese 40 Prozent sind immer von der Ganztagespauschale ausgehend zu errechnen, unabhängig davon, ob das Mittag- oder Abendessen an einem An- oder Abreisetag, an einem Einsatztag mit lediglich mehr als 8 Stunden Arbeits- und Reisezeit oder an einem mit 24-stündiger Abwesenheit eingenommen wurde.

Der pauschal abzuziehende Betrag für ein Mittag- oder Abendessen bei Dienstreisen im Inland beträgt daher immer 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro).

Beispiel: Frau Punkt hat wie oben beschrieben an zwei Tagen im Hotel gefrühstückt. Zusätzlich wird im Rahmen der Schulung (auf Veranlassung des Arbeitgebers) ein Mittagessen angeboten. Frau Punkt muss somit an diesem Tag den Verpflegungsmehraufwand zusätzlich kürzen.

Diese Verpflegungsmehraufwendungen kann sie geltend machen:

Reisetag

Verpflegungsmehraufwand

Anreisetag

14 Euro

Schulungstag

28 Euro
Frühstück: -5,60 Euro
Mittagessen: -11,20 Euro
=11,20 Euro

Abreisetag

14 Euro
Frühstück: -5,60 Euro
=8,40 Euro

Gesamt

33,60 Euro

Bekäme Frau Punkt am Schulungstag zusätzlich ein Abendessen gestellt, müsste sie weitere 11,20 Euro abziehen und hätte somit am zweiten Reisetag keinen Anspruch auf einen Verpflegungspauschbetrag.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

Im Ausland gelten andere Preise. Während man in dem einen Land recht günstig essen gehen kann, ist es in anderen Orten im Vergleich zu Deutschland recht teuer. Dies wird in der Regelung des Bundesministeriums der Finanzen berücksichtigt: Für jedes Reiseland wurde eine individuelle Pauschale für den Verpflegungsaufwand festgelegt.

Der Verpflegungsmehraufwand 2023 im Ausland liegt beispielsweise für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zwischen 17 Euro (in bestimmten Teilen der Türkei) und 80 Euro (in Norwegen).

Welcher Verpflegungspauschbetrag in den anderen Ländern angesetzt werden kann, verrät die Tabelle des Finanzministeriums, welche etwas weiter unten im Dokument ➤in dem hier verlinkten PDF zu finden ist. Für Länder, die dort nicht vermerkt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Für Außen- oder Überseegebiete bestimmter Länder ist der Verpflegungsaufwand im jeweiligen Mutterland entscheidend.

Wichtig: Die Verpflegungspauschbeträge werden regelmäßig angepasst. Es ist daher wichtig, sich im Falle einer Reise aktuell über das Thema zu informieren.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland: Abzug für Mahlzeiten

Werden dem Reisenden im Ausland vom Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt, müssen hierfür wie im Inland auch prozentuale Pauschalen vom festgelegten Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden (§ 9, Absatz 4a, Satz 8 EStG).

Es gelten die gleichen Prozentsätze wie bei ➤Reisen innerhalb Deutschlands:

Abzug für ein Frühstück

20 Prozent der Ganztagespauschale

Abzug für ein Mittagessen

40 Prozent der Ganztagespauschale

Abzug für ein Abendessen

40 Prozent der Ganztagespauschale

Wie bei Reisen im Inland ist der prozentuale Anteil immer von der Ganztagespauschale der Verpflegungsmehraufwendungen zu berechnen. Das gilt unabhängig davon, ob es sich wirklich um einen Reisetag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden handelt.

Beispiel: Herr Sammler reist ➤mit dem Flugzeug dienstlich nach Norwegen. Am 14. Juli kommt er in Oslo an, erledigt am Nachmittag den Auftrag und reist am 15. Juli wieder ab. Der Pauschbetrag für den An- bzw. Abreisetag liegt in Norwegen bei 53 Euro, die Ganztagespauschale bei 80 Euro.

Sein Arbeitgeber hat für ihn ein Hotelzimmer mit Frühstück gebucht und zahlt ihm außerdem am 14. ein Abendessen mit dem Kunden.

Herr Sammler muss somit am ersten Reisetag den Betrag von 32 Euro für das Abendessen vom Verpflegungsmehraufwand abziehen (40 Prozent von der Ganztagspauschale in Höhe von 80 Euro). Am zweiten Reisetag ist der Pauschbetrag um 16 Euro für das Frühstück (20 Prozent von 80 Euro) zu reduzieren.

Folgende Verpflegungspauschbeträge kann Herr Sammler folglich ansetzen:

Reisetag

Verpflegungsmehraufwand

Anreisetag

53 Euro
Abendessen: -32 Euro
=21 Euro

Abreisetag

53 Euro
Frühstück: -16 Euro
=37 Euro

Gesamt

58 Euro

Auf der Durchreise: Welcher Verpflegungsmehraufwand gilt?

Führt eine dienstliche Reise durch mehrere Länder, ist genau festgelegt, welche Beträge welches Landes beim Verpflegungsmehraufwand gelten. Erfolgt eine Durch- oder Weiterreise, ist immer das Land entscheidend, dass der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat. Anhand der für dieses Land gültigen Verpflegungspauschbeträge muss er die Verpflegungspauschale berechnen.

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland ist für den Abreisetag ins Ausland die inländische Pauschale anzusetzen. Dauert die Reise ins Ausland nur einen Tag lang, wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland verwendet. Gleiches gilt für den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise.

Welcher Auslands-Verpflegungsmehraufwand gilt im öffentlichen Dienst?

Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst bekommen vom Arbeitgeber geringere Verpflegungspauschalen gezahlt, wenn sie im Ausland tätig sind. Die exakten Summen sind in der ➤Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) festgelegt. Für einen ganzen Tag in Norwegen ist hier beispielsweise nur eine Pauschale in Höhe von 66 Euro vorgesehen.

Im öffentlichen Dienst Beschäftigte haben allerdings die Möglichkeit, die Differenz zu den steuerrechtlichen Pauschalen (s. o.) in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

Für wie viele Tage bekommt man Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungspauschbetrag wird für alle Reisetage angerechnet. Dazu zählen diese Tage:

  • solche, bei denen der Arbeitnehmer länger als acht Stunden dienstlich auf Reisen war,
  • solche, die vollständig fern des üblichen Arbeits- und Wohnorts verbracht wurden, und
  • diejenigen, die zur An- und Abreise genutzt wurden.

Verpflegungsmehraufwand ohne Übernachtung: Gibt es das?

Um einen Anspruch auf Verpflegungspauschalen zu haben, müssen Dienstreisen nicht zwingend eine Übernachtung beinhalten: Selbst dann, wenn die Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort nur einen Tag lang (aber länger als acht Stunden) gedauert hat, wird die sog. „kleine Pauschale“ des Verpflegungsmehraufwands fällig.

Verpflegungsmehraufwand ohne Dienstreise: Besteht ein Anspruch?

Es muss keine Reise angetreten werden, die in eine andere Stadt oder ein anderes Land führt, um einen Anspruch auf Verpflegungspauschalen zu haben. Es muss lediglich eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der üblichen Tätigkeitsstätte vorliegen, um den Pauschbetrag geltend machen zu können.

Verpflegungsmehraufwand: Wie wird die Einsatzzeit berechnet?

Die Dauer der Abwesenheit von der üblichen Tätigkeitsstätte ist entscheidend für die Höhe der Verpflegungspauschalen. Daher stellt sich die Frage, wie diese Dauer ermittelt wird. Berechnet man die Dauer für den Verpflegungsmehraufwand beispielsweise mit oder ohne Pause? Und zählt die Abfahrt von der Wohnung oder vielmehr die Abfahrt von der Firma als Start- bzw. Endzeit? Lies im Folgenden, welche Regelungen gelten.

Verpflegungspauschale: Eine Frau trinkt auf einer Dienstreise Kaffee

Zählt die Pause mit zur Abwesenheit?

Entscheidend für die Berechnung der Dauer einer Dienstreise ist die tatsächliche Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort. Da die Pause auch fernab dieses Ortes verbracht wird, muss sie bei der für den Verpflegungsmehraufwand errechneten Abwesenheitszeit einkalkuliert werden.

Verlassen der Wohnung oder Abfahrt von der Firma? Was zählt?

Für die korrekte Berechnung der Abwesenheitszeit für den Verpflegungspauschbetrag ist entscheidend, von wo aus die Abwesenheit begonnen wird: Fährt der Arbeitnehmer von zu Hause aus erst in die Firma und beginnt die Dienstreise von dort aus, läuft auch erst ab dann (ab Verlassen der Firma) die Uhr.

Fährt er jedoch direkt von zu Hause aus zum Einsatzort fernab der üblichen Tätigkeitsstätte, ist dieser Zeitpunkt maßgeblich für den Verpflegungsmehraufwand.

Gleiches gilt bei der Rückkehr: Fährt der Arbeitnehmer direkt nach Hause, endet die Einsatzzeit dort. Fährt er zuvor in den Betrieb, ist die Abwesenheit mit Erreichen der Arbeitsstätte beendet.

Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand und erstattet diesen im Rahmen der ohnehin abzurechnenden Reisekosten. Eine rechtliche Verpflichtung dazu gibt es jedoch nicht. Arbeitnehmer haben folglich keinen Rechtsanspruch auf eine Erstattung durch das beschäftigende Unternehmen.

Zahlt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht, können Arbeitnehmer jedoch den Verpflegungspauschbetrag steuerlich als Werbungskosten absetzen. So lässt sich die Höhe der zu zahlenden Einkommenssteuer mindern.

Sofern der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, ist es denkbar, dass das Finanzamt eine Bestätigung darüber verlangt. So soll vermieden werden, dass der Arbeitnehmer zweimal von der Verpflegungspauschale profitiert.

Ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei?

Ja, wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand in der vom Bundesministerium für Finanzen festgelegten Höhe erstattet, erfolgt dies steuerfrei.

Was ist, wenn die Kosten höher liegen?

Es ist möglich, dass dem Arbeitnehmer während der dienstlichen Reise höhere Kosten für die Verpflegung entstanden sind, als sie durch die Verpflegungspauschale gedeckt wären. Dann hat er keinen Anspruch darauf, dass diese zusätzlichen Kosten vom beschäftigenden Unternehmen oder auch Finanzamt erstattet bzw. anerkannt werden.

Es ist somit nicht möglich, sich auf einer Reise in einem besonders teuren Restaurant zu versorgen und die Kosten dann dem Arbeitgeber oder dem Fiskus aufzuerlegen. Für beide Stellen ist lediglich der Verpflegungspauschbetrag entscheidend.

Verpflegungspauschbetrag: Eine Gruppe Menschen auf Dienstreise isst in einem Café.

Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzen

Zahlt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht oder möchten ihn Selbstständige oder Angestellte im öffentlichen Dienst von der Steuer absetzen, können sie die jeweilige Pauschale in der Einkommensteuererklärung angeben.

Steuererklärung: Wo trägt man den Verpflegungsmehraufwand ein?

Angestellte tragen den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung in der Anlage N ein. Dieses Dokument kann der Einkommensteuererklärung im Steuerprogramm Elster einfach hinzugefügt werden.

Im Abschnitt „Werbungskosten“ sind die Aufwände für Inlandsreisen unter der Überschrift „17 – Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ recht einfach zu vermerken:

  • In Zeile 67 werden die Reisetage mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden eingetragen.
  • In Zeile 68 erfolgt die Angabe zu den An- und Abreisetagen.
  • In Zeile 69 wird die Zahl der Reisetage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden vermerkt.
  • In Zeile 70 sind die Kürzungsbeträge für evtl. gestellte Mahlzeiten einzutragen.

Die Aufwände für Auslandsreisen folgen direkt darunter:

Nach dem Klick auf den blauen Button mit der Aufschrift "Auswärtstätigkeit im Ausland hinzufügen" ist Platz für die nötigen Eintragungen. Hier tragen alle Zeilen die Nummer 71.

Ganz oben wird das Land angegeben, darunter folgen die Reisetage mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden und der zugehörige Pauschbetrag. Dann folgen die An- und Abreisetage und der zugehörige Pauschbetrag sowie schließlich die Tage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden und wiederum der Pauschbetrag.

Nach dem Klick auf den blauen Button mit der Aufschrift "Auswärtstätigkeit im Ausland übernehmen" erscheint wieder das ursprüngliche Formular. Hier ist Platz für einen Kürzungsbetrag, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt hat.

Wie setzen Selbstständige den Verpflegungsmehraufwand ab?

Selbstständige tragen den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ein. Das Steuerprogramm Elster hält unter "Gewinnermittlung" und "4 – 2. Betriebsausgaben" in dem entsprechenden Formular in Zeile 69 eine Möglichkeit dafür bereit.

Ist das Unternehmen bilanzierungspflichtig, müssen die Aufwendungen in der Bilanz aufgeführt werden.

Text zu Ende, zusammenpacken! Den passenden Koffer gibt es hier:

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