Verpflegungsmehraufwand 2023: So viel Geld steht dir zu

Der Verpflegungsmehraufwand benennt die Kosten, die einer Person entstehen, wenn sie nicht am üblichen Arbeitsort tätig ist. Damit sind insbesondere die Aufwände für die Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit gemeint. Diese können gem. § 9, Abs. 4a EStG als Betriebsausgabe oder auch als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. (➤Welche Fristen bei der Steuererklärung gelten, erfährst du hier.)

Der Verpflegungsmehraufwand wird über die Reisekosten als sog. Verpflegungspauschale ausgeglichen. Man nennt sie auch den Verpflegungspauschbetrag.

Wann entsteht ein Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand fällt immer dann an, wenn eine Auswärtstätigkeit, also eine dienstliche Tätigkeit fernab des üblichen Arbeitsortes, stattfindet. Das kann eine Dienstreise ins Ausland ebenso sein wie eine Tätigkeit in der gleichen Stadt, aber nicht an der sonst üblichen Tätigkeitsstätte.

Durch die Entfernung vom gewohnten Umfeld kann sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin, nicht so günstig wie sonst versorgen. Die Pauschale soll den dadurch entstehenden Verpflegungsmehraufwand über die Abrechnung der Reisekosten ausgleichen.

Wie hoch der Verpflegungsmehraufwand ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

1. Wie lange dauert die Auswärtstätigkeit?
2. Wo hält sich der Arbeitnehmer während der Reise auf: im In- oder Ausland?
3. Werden vom Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten gestellt?

Welche Summe als Verpflegungspauschbetrag geltend gemacht werden kann, ist somit einer Frage der Dauer und auch des Ortes, an dem gearbeitet wird. Außerdem ist es entscheidend, ob der Arbeitende die Möglichkeit hat, kostenfreie Verpflegungsangebote wahrzunehmen, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt oder stellen lässt.

Anhand dieser drei Faktoren lässt sich die genaue Verpflegungspauschale errechnen.

Im Ausland gelten andere Preise. Während man in dem einen Land recht günstig essen gehen kann, ist es in anderen Orten im Vergleich zu Deutschland recht teuer. Dies wird in der Regelung des Bundesministeriums der Finanzen berücksichtigt: Für jedes Reiseland wurde eine individuelle Pauschale für den Verpflegungsaufwand festgelegt.

Der Verpflegungsmehraufwand 2023 im Ausland liegt beispielsweise für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zwischen 17 Euro (in bestimmten Teilen der Türkei) und 80 Euro (in Norwegen).

Welcher Verpflegungspauschbetrag in den anderen Ländern angesetzt werden kann, verrät die Tabelle des Finanzministeriums, welche etwas weiter unten im Dokument ➤in dem hier verlinkten PDF zu finden ist. Für Länder, die dort nicht vermerkt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Für Außen- oder Überseegebiete bestimmter Länder ist der Verpflegungsaufwand im jeweiligen Mutterland entscheidend.

Wichtig: Die Verpflegungspauschbeträge werden regelmäßig angepasst. Es ist daher wichtig, sich im Falle einer Reise aktuell über das Thema zu informieren.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland: Abzug für Mahlzeiten

Werden dem Reisenden im Ausland vom Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt, müssen hierfür wie im Inland auch prozentuale Pauschalen vom festgelegten Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden (§ 9, Absatz 4a, Satz 8 EStG).

Es gelten die gleichen Prozentsätze wie bei ➤Reisen innerhalb Deutschlands:

Wie bei Reisen im Inland ist der prozentuale Anteil immer von der Ganztagespauschale der Verpflegungsmehraufwendungen zu berechnen. Das gilt unabhängig davon, ob es sich wirklich um einen Reisetag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden handelt.

Beispiel: Herr Sammler reist ➤mit dem Flugzeug dienstlich nach Norwegen. Am 14. Juli kommt er in Oslo an, erledigt am Nachmittag den Auftrag und reist am 15. Juli wieder ab. Der Pauschbetrag für den An- bzw. Abreisetag liegt in Norwegen bei 53 Euro, die Ganztagespauschale bei 80 Euro.

Sein Arbeitgeber hat für ihn ein Hotelzimmer mit Frühstück gebucht und zahlt ihm außerdem am 14. ein Abendessen mit dem Kunden.

Herr Sammler muss somit am ersten Reisetag den Betrag von 32 Euro für das Abendessen vom Verpflegungsmehraufwand abziehen (40 Prozent von der Ganztagspauschale in Höhe von 80 Euro). Am zweiten Reisetag ist der Pauschbetrag um 16 Euro für das Frühstück (20 Prozent von 80 Euro) zu reduzieren.

Folgende Verpflegungspauschbeträge kann Herr Sammler folglich ansetzen:

Auf der Durchreise: Welcher Verpflegungsmehraufwand gilt?

Führt eine dienstliche Reise durch mehrere Länder, ist genau festgelegt, welche Beträge welches Landes beim Verpflegungsmehraufwand gelten. Erfolgt eine Durch- oder Weiterreise, ist immer das Land entscheidend, dass der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat. Anhand der für dieses Land gültigen Verpflegungspauschbeträge muss er die Verpflegungspauschale berechnen.

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland ist für den Abreisetag ins Ausland die inländische Pauschale anzusetzen. Dauert die Reise ins Ausland nur einen Tag lang, wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland verwendet. Gleiches gilt für den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise.

Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst bekommen vom Arbeitgeber geringere Verpflegungspauschalen gezahlt, wenn sie im Ausland tätig sind. Die exakten Summen sind in der ➤Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) festgelegt. Für einen ganzen Tag in Norwegen ist hier beispielsweise nur eine Pauschale in Höhe von 66 Euro vorgesehen.

Im öffentlichen Dienst Beschäftigte haben allerdings die Möglichkeit, die Differenz zu den steuerrechtlichen Pauschalen (s. o.) in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

Der Verpflegungspauschbetrag wird für alle Reisetage angerechnet. Dazu zählen diese Tage:

• solche, bei denen der Arbeitnehmer länger als acht Stunden dienstlich auf Reisen war,
• solche, die vollständig fern des üblichen Arbeits- und Wohnorts verbracht wurden, und
• diejenigen, die zur An- und Abreise genutzt wurden.

Verpflegungsmehraufwand ohne Übernachtung: Gibt es das?

Um einen Anspruch auf Verpflegungspauschalen zu haben, müssen Dienstreisen nicht zwingend eine Übernachtung beinhalten: Selbst dann, wenn die Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort nur einen Tag lang (aber länger als acht Stunden) gedauert hat, wird die sog. „kleine Pauschale“ des Verpflegungsmehraufwands fällig.

Verpflegungsmehraufwand ohne Dienstreise: Besteht ein Anspruch?

Es muss keine Reise angetreten werden, die in eine andere Stadt oder ein anderes Land führt, um einen Anspruch auf Verpflegungspauschalen zu haben. Es muss lediglich eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der üblichen Tätigkeitsstätte vorliegen, um den Pauschbetrag geltend machen zu können.

Verpflegungsmehraufwand: Wie wird die Einsatzzeit berechnet?

Die Dauer der Abwesenheit von der üblichen Tätigkeitsstätte ist entscheidend für die Höhe der Verpflegungspauschalen. Daher stellt sich die Frage, wie diese Dauer ermittelt wird. Berechnet man die Dauer für den Verpflegungsmehraufwand beispielsweise mit oder ohne Pause? Und zählt die Abfahrt von der Wohnung oder vielmehr die Abfahrt von der Firma als Start- bzw. Endzeit? Lies im Folgenden, welche Regelungen gelten.

Zählt die Pause mit zur Abwesenheit?

Entscheidend für die Berechnung der Dauer einer Dienstreise ist die tatsächliche Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort. Da die Pause auch fernab dieses Ortes verbracht wird, muss sie bei der für den Verpflegungsmehraufwand errechneten Abwesenheitszeit einkalkuliert werden.

Verlassen der Wohnung oder Abfahrt von der Firma? Was zählt?

Für die korrekte Berechnung der Abwesenheitszeit für den Verpflegungspauschbetrag ist entscheidend, von wo aus die Abwesenheit begonnen wird: Fährt der Arbeitnehmer von zu Hause aus erst in die Firma und beginnt die Dienstreise von dort aus, läuft auch erst ab dann (ab Verlassen der Firma) die Uhr.

Fährt er jedoch direkt von zu Hause aus zum Einsatzort fernab der üblichen Tätigkeitsstätte, ist dieser Zeitpunkt maßgeblich für den Verpflegungsmehraufwand.

Gleiches gilt bei der Rückkehr: Fährt der Arbeitnehmer direkt nach Hause, endet die Einsatzzeit dort. Fährt er zuvor in den Betrieb, ist die Abwesenheit mit Erreichen der Arbeitsstätte beendet.

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand und erstattet diesen im Rahmen der ohnehin abzurechnenden Reisekosten. Eine rechtliche Verpflichtung dazu gibt es jedoch nicht. Arbeitnehmer haben folglich keinen Rechtsanspruch auf eine Erstattung durch das beschäftigende Unternehmen.

Zahlt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht, können Arbeitnehmer jedoch den Verpflegungspauschbetrag steuerlich als Werbungskosten absetzen. So lässt sich die Höhe der zu zahlenden Einkommenssteuer mindern.

Sofern der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, ist es denkbar, dass das Finanzamt eine Bestätigung darüber verlangt. So soll vermieden werden, dass der Arbeitnehmer zweimal von der Verpflegungspauschale profitiert.

Ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei?

Ja, wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand in der vom Bundesministerium für Finanzen festgelegten Höhe erstattet, erfolgt dies steuerfrei.

Was ist, wenn die Kosten höher liegen?

Es ist möglich, dass dem Arbeitnehmer während der dienstlichen Reise höhere Kosten für die Verpflegung entstanden sind, als sie durch die Verpflegungspauschale gedeckt wären. Dann hat er keinen Anspruch darauf, dass diese zusätzlichen Kosten vom beschäftigenden Unternehmen oder auch Finanzamt erstattet bzw. anerkannt werden.

Es ist somit nicht möglich, sich auf einer Reise in einem besonders teuren Restaurant zu versorgen und die Kosten dann dem Arbeitgeber oder dem Fiskus aufzuerlegen. Für beide Stellen ist lediglich der Verpflegungspauschbetrag entscheidend.

Zahlt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht oder möchten ihn Selbstständige oder Angestellte im öffentlichen Dienst von der Steuer absetzen, können sie die jeweilige Pauschale in der Einkommensteuererklärung angeben.

Steuererklärung: Wo trägt man den Verpflegungsmehraufwand ein?

Angestellte tragen den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung in der Anlage N ein. Dieses Dokument kann der Einkommensteuererklärung im Steuerprogramm Elster einfach hinzugefügt werden.

Im Abschnitt „Werbungskosten“ sind die Aufwände für Inlandsreisen unter der Überschrift „17 – Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ recht einfach zu vermerken:

• In Zeile 67 werden die Reisetage mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden eingetragen.
• In Zeile 68 erfolgt die Angabe zu den An- und Abreisetagen.
• In Zeile 69 wird die Zahl der Reisetage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden vermerkt.
• In Zeile 70 sind die Kürzungsbeträge für evtl. gestellte Mahlzeiten einzutragen.

Die Aufwände für Auslandsreisen folgen direkt darunter:

Nach dem Klick auf den blauen Button mit der Aufschrift "Auswärtstätigkeit im Ausland hinzufügen" ist Platz für die nötigen Eintragungen. Hier tragen alle Zeilen die Nummer 71.

Ganz oben wird das Land angegeben, darunter folgen die Reisetage mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden und der zugehörige Pauschbetrag. Dann folgen die An- und Abreisetage und der zugehörige Pauschbetrag sowie schließlich die Tage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden und wiederum der Pauschbetrag.

Nach dem Klick auf den blauen Button mit der Aufschrift "Auswärtstätigkeit im Ausland übernehmen" erscheint wieder das ursprüngliche Formular. Hier ist Platz für einen Kürzungsbetrag, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt hat.

Wie setzen Selbstständige den Verpflegungsmehraufwand ab?

Selbstständige tragen den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ein. Das Steuerprogramm Elster hält unter "Gewinnermittlung" und "4 – 2. Betriebsausgaben" in dem entsprechenden Formular in Zeile 69 eine Möglichkeit dafür bereit.

Ist das Unternehmen bilanzierungspflichtig, müssen die Aufwendungen in der Bilanz aufgeführt werden.